アタマとココロの片づけ、”週次レビュー”をやってみよう(3)

5つの分類リストを用意しよう

アタマとココロの片づけシリーズ。「”週次レビュー”をやってみよう」です。

前回まではこちら。

引き続き第3回です。
昨日までに作成し、整理・分類したリストを手元にご用意ください。

  1. すぐには必要ないけど後から参照したいもの
    →資料
  2. すぐには必要ないけど準備する期間が必要で、後から行動が発生するもの
  3. 1回の行動で完結しないもの
    →プロジェクト
  4. 日時が確定しているもの
    →カレンダー
  5. 単発の行動
    →「次に取るべきアクション」リスト

googleカレンダーでバーチャル秘書に仕立てる

hisyo

あなたに、スケジュールを知らせるためにgoogleアカウントを作成しGoogleカレンダーを用意してください。

※google以外にもツールはたくさんありますが「無料」「iPhone」「Android」「Macintosh」「Windows」いずれも使えるサービスなのでひとまずgoogleを使って説明します。

1:資料

1つのボックス(ファイルでも可)に投げ込みます。
資料は必ずココです。 資料という資料はそこに入れます。
「すぐには必要ないけど後から参照したいもの」だけを入れてください。
「後で読むかもしれない」モノはいれてはいけないのです。
「資料」と称して「〜かもしれない」ボックスにならないようご注意ください。(・・・ソースはワタシ(汗))
パソコンの中の資料やインターネット上での資料はアタマとココロの片づけ、”週次レビュー”をやってみよう(1)で紹介したEvenoteに「資料」というノートブックを用意してもいいですし、googleドライブ に保存してもいいでしょう。それぞれ、パソコンだけでなくiPhoneアプリ、Androidアプリもあります。

ワタシは、後から参照しやすいようにファイルで月別に収納しています。

紙類もすべてデジタルで管理する方法もあります。ドキュメントスキャナというもので、ワタシも是非使ってみたいのですが予算の都合で導入には至ってません。欲しいものリストの筆頭ですw

2と3:プロジェクト

プロジェクトとは「ひとつ以上の行動ステップが必要なもの」のかたまりを指します。 たとえば、アタマとココロの片づけ、”週次レビュー”をやってみよう(2)に例で出した「夕飯の支度」がそれにあたります。

テキストエディタや紙でレビューをされている場合は、プロジェクト用のフォルダ(または物理的なファイル)を用意します。テキストファイルや紙はプロジェクトフォルダ(ファイル)に収納します。

テキストファイル、または紙の行頭にプロジェクトタイトル、タイトル以下にそのプロジェクトの「次にやること」を書き込んでリストにしていきます。
Evenoteに「プロジェクト」ノートブックをつくり、ノートごとにプロジェクトを書き込んでいく方法もあります。

以下ワタシの例ですが夕飯の支度プロジェクトは、このように分解されます。

「夕飯の支度」プロジェクトの「次にやることリスト」

  • この先1週間のスケジュールをみて(ジブン手帳みる)支度の時間を30分以上取れる日、取れない日をチェック
  • 生協の注文をする(リマインダーセット(※1))
  • 注文した品々から曜日別献立を決めて、献立とその材料をほぼ日WEEKSに書きだす
  • 生協だけでは足りない食材や調味料をほぼ日WEEKSに書きだす
  • 外出先リストにひもづける(※2)

こういったいくつもの行動をへて、ゴールにたどり着くものを「プロジェクト」と呼びます。

※1 「プロジェクト」のなかに締め切りが発生しました。これを秘書=Googleカレンダーに通知するように設定します。設定方法はこちらのページが詳しいです。

Googleの公式はこちら
参考https://support.google.com/calendar/answer/37245?hl=ja&ref_topic=3418056

※2 「夕飯の支度プロジェクト」に、属する「次にやることリスト」の内容を「外出先リスト」にひもづけしています。ワタシの使っているツール「OmniFocus」ではシーンごと(パソコンで、家で、職場で、外出先で、スキマ時間で・・・etc)に、リストを管理できるからです。この「シーンごと」をGTDでは「コンテキスト(関連づけ)」と呼びます。

レビューを行うと、プロジェクトはたくさん出てくると思います。
ひとつのプロジェクトあたりの「次にやることリスト」も、たくさんある。

秘書=Googleカレンダーの通知 は、本当に役立ちます。

プロジェクトそのもののリマインダーセット、プロジェクト内の「やること」にたいするリマインダーセットとアタマで覚えるには多すぎるからです。リマインダーをセットする時刻はピッタリよりも、少し前に設定しておくと余裕を持たせることが出来ます。

 4:日時が確定しているもの

「必ずこの日、この時間」に行われるもののみ、Googleカレンダーへ書き込み、リマインダーをセットします。
例:パートの日時、授業参観、運動会、ゴミの収集日など

出来たらいいなあ・・・と、おもっているものはカレンダーへはいれません。
例:×美容室にカットに行きたいと思っている日に「美容室へいく」とかくこと
例:◎子守りを確保し、美容室へ予約を入れ、日時が決定したらカレンダーへ記入する

5:単発の行動

「次に取るアクション」リストは簡単に(ーの定義は人それぞれになってしまいますがー)終わるものの羅列です。

例)雑巾を縫う、風呂掃除を子どもに頼む・・・等

リストにするまでもないと思うかもしれませんが、「ちょっとあれやっておきたい」とおもうことを書き留めます。

ふだん、これだけのことをすべてアタマの中にしまってある、と考えるとそりゃあイライラもするし、つかれるだろうなあ?と、思いませんか?

目の前にあるやることだけに集中して、それ以外はバーチャル秘書に依頼し、時間になったら知らせてもらえるように設定するととても便利です。

編集後記

長くなりました(汗)
いかがでしょうか?手を動かしてみると案外スラスラと出てくるので是非やってみてください。最初のうちは振り分けがよくわからなくても、書いて、行動していくうちに全体像が掴めてきます。
書いてる方も普段行っていることなのに書きながら途中混乱しました(苦笑)

GTDになじみのないシュフの方でも、取り入れやすいように具体例を入れてみました。

・・・そうそう!うれしい感想を頂戴しました!
第1回の記事を読んでさっそくやってみました!とのmentionをいただきました。

お役に立てたようで大変うれしいです。 ありがとうございました!

ルーシーさんのブログ:ワーキングマザーのつれづれ読書日記

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